こんな経営者さまにおすすめ

✅ 記録や申し送りに時間がかかり、職員の残業や負担を減らしたいと考えている経営者さま
✅ 介護DXに取り組みたいが、何から手をつければよいかわからない法人さま
✅ システムやツールを導入したものの、現場で使われていない・かえって忙しくなったと感じている方
✅ 業務改善を進めたいが、現場職員から本音や協力をなかなか引き出せない経営者さま
✅ 施設の業態を問わず、再現性のある業務効率化の進め方を身につけたい方

この動画でわかること

✅ システム先行のDXが「使われない」「二重入力」「前より忙しい」を招いてしまう理由
✅ 業務効率化を成功させる正しい4ステップ（見る→無くす→減らす→道具に任せる）
✅ 業務改善にかける労力の7〜8割を「業務の見える化」に注ぐべき理由
✅ 現場職員の防御反応を防ぎ、本音を引き出すための経営者の伝え方
✅ 1対1・30分〜1時間で行う聞き取りの進め方と、守るべき3つのルール

動画の要点

✅ ツール導入は最後。まずは「今の工程」を細かく見る
システムを基準にDXを進めると、現在の工程を理解しないまま新しい道具を足すことになり、使われない・二重入力・前より忙しいといった事態を招きます。正しい順番は「①今の工程を見る→②無くせるものを無くす→③減らせるものを減らす→④それでも残る手間をツールに任せる」です。
✅ 業務改善の労力の7〜8割は「見える化」に使う
見えていないものは減らせません。逆に、業務が見えるようになれば改善案は意外と早く出てきます。業務改善の主役は「変えること」ではなく、まず「見えるようにすること」です。
✅ 「手間が多いのは仕組みの問題、その責任は経営側」と伝えてから聞き取りを始める
現場へのヒアリングでは、最初にこの前提を伝えないと職員が身構え、本音が出てきません。1対1（多くても2人）で30分〜1時間、「否定しない（『でも』を使わない）」「話を遮らない」「こちらが話しすぎない」の3つを守り、聞いて・整理して・仮説を持って答え合わせをすることが大切です。

動画解説

介護現場で職員の負担が特に大きい業務が「記録」と「申し送り」です。本動画では、業務効率化（DX）に取り組む多くの施設が順番を間違えて失敗している現状と、ツールを選ぶ前にまず取り組むべき「工程の見える化」について解説しています。介護の業態を選ばず活用できる考え方です。

記録や申し送りの負担軽減について、経営者から多く寄せられるのが「何かいいシステムはありませんか？」という相談です。しかし、システムを基準にDXを進めた施設の多くは、導入したシステムが使われない、残業が減らない、二重入力が発生して前より忙しくなる、といった結果に陥っています。その原因は、今の工程を理解しないまま新しい道具を足していることにあります。動画ではこれを「散らかった部屋に収納家具だけを買い足す」状態にたとえています。何がどこにあり、なぜそこにあるのかを把握しなければ、家具はかえって部屋を狭くしてしまうのです。

業務効率化の正しい順番は、①今の工程・作業を細かく見る、②無くせるものを無くす、③減らせるものを減らす、④それでも残る手間を道具に任せる、の4ステップです。ツールの導入はあくまで最後であり、最も力を注ぐべきなのは①です。経験上、業務改善にかける労力の7〜8割は「業務を見えるようにすること」に使うべきであり、見えていないものは減らせない一方、見えてしまえば改善案は意外と早く出てくると語られています。

では、業務を「見えるようにする」ために、現場の聞き取りをどう進めればよいのか。動画では以下の3つのポイントが挙げられています。

1つ目は、「手間が多いのは職員ではなく仕組みの問題であり、その仕組みを作ってきたのは経営側である」という前提を最初に伝えることです。これを伝えずに現場へ入ると、「自分のやり方が悪いと言われるのでは」と職員が身構え、本当のことを話してもらえません。「今日は皆さんのやり方を評価しに来たのではありません。皆さんが丁寧にやってくださっているのに時間がかかってしまう原因は、仕組みと私たち経営陣にあると考えています。教えていただけませんか」と、敵ではなく味方であることを伝えることで、話してもらえる量が大きく変わります。

2つ目は、「本音が出る聞き取りの場をつくること」です。大勢の前では本音が出にくいため、基本は1対1、多くても2人で行います。時間は1回30分〜1時間が目安です。

3つ目は、「聞き取りで守るべき3つのルール」です。「でも」を使って否定しない、話を遮らない、こちらが話しすぎない。否定した瞬間に相手は黙ってしまい、本当に聞きたいことが出てこなくなります。相手の話をしっかり聞き、整理し、仮説を持って答え合わせをする。この積み重ねが業務の見える化につながります。

この動画の価値は、「いいシステムはないか」とツール探しから始めがちな業務効率化を、「工程の見える化」から始める正しい順番に組み替え、経営者自身が仕組みの責任を引き受ける姿勢で現場の本音を引き出すための、具体的な第一歩を示している点にあります。

このような課題をお持ちならご覧ください

✅ 記録や申し送りに時間を取られ、職員の残業がなかなか減らない
✅ 介護ソフトやICTツールを導入したが、二重入力が発生して現場がかえって忙しくなった
✅ 「何かいいシステムはないか」と探しているが、導入の判断基準がわからない
✅ 業務改善を進めようとしても、現場の職員が身構えて本音を話してくれない
✅ 現場の業務の流れを、経営者・管理者として正確に把握できていない

無料経営相談のご案内

介護施設において、職員の負担を減らしながら安定したサービスを提供し続けるためには、新しいツールを導入するだけでは不十分です。「今の業務工程はどうなっているのか」「無くせる業務・減らせる業務はどこにあるのか」「本当にツールに任せるべき手間は何か」。これらを明確にし、正しい順番で業務改善を進めることが不可欠です。 「自社の記録・申し送り業務のムダを客観的に診断してほしい」「ツール導入の前に、業務の見える化をどこから始めればよいか整理したい」そのような経営者さまは、ぜひお気軽にご相談ください。

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